Privacy beleid

Vertrouwd Onderweg streeft ernaar om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen en zal vertrouwelijk omgaan met de informatie die u bij ons aanlevert. Bij de verwerking van persoonsgegevens nemen wij de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy in acht. In dit privacyreglement informeren wij u over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan

1. Grondslag voor gegevensverwerking Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en ons, zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor een ander gerechtvaardigd belang, zoals het informeren van onze cliënten over actualiteiten of wijzigingen in onze dienstverlening of met toestemming van u, uw familieleden op de hoogte stellen van de zorgafspraak. Doelstellingen cliënten De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn: - een goede uitvoering van zorg-, hulp- en dienstverlening die door de organisatie wordt verleend; - het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de organisatie; - het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole; - het financieel afhandelen van de geboden zorg aan de cliënt met de cliënt dan wel met diens financierder; - het verantwoorden van de organisatie aan de zorgverzekeraars en aan de overheid conform dit reglement, de van kracht zijnde wettelijke verplichtingen; - het evalueren en onderzoeken van de zorg-, hulp- en dienstverlening. Doelstellingen Vertrouwd Onderweg De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn: - een goede uitvoering van HR-beleid dat door de organisatie wordt uitgevoerd; - het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de organisatie; - het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole; - het financieel afhandelen van salaris en overige vergoedingen; - het verantwoorden van de organisatie aan de ziektekostenverzekeraars, uitvoeringsinstanties, belastingdienst en aan de overheid conform dit reglement, de vigerende voorschriften en wettelijke verplichtingen; Het regiokantoor zal geen persoonsgegevens opnemen of bewaren voor andere doeleinden dan hierboven genoemd. 

2. Personen over wie wordt geregistreerd De registratie bevat gegevens over de cliënten aan wie zorg en/of diensten worden verleend.

3. Informatieverstrekking De cliënt dient geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens. Vertrouwd Onderweg informeert de cliënt tijdens het kennismakingsgesprek over de registratie van persoonsgegevens en over het bestaan van het Privacyreglement. De cliënt kan een exemplaar opvragen van het Privacyreglement. Een nieuwe cliënt van Vertrouwd Onderweg  wordt tijdens het intakegesprek geïnformeerd over het Privacyreglement, ook deze kunnen een exemplaar opvragen. Het Privacyreglement is daarnaast te vinden op de homepage van de website van Vertrouwd Onderweg (www.VertrouwdOnderweg.nl) 

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel alleen aan derde partijen indien u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Gegevensverstrekking zonder uw toestemming vindt plaats indien dat noodzakelijk is om de overeenkomst tussen u en ons uit te kunnen voeren of een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft.

4. Toestemming Er wordt schriftelijk toestemming gevraagd aan de cliënt om in overleg te kunnen treden en/of informatie uit te wisselen met instanties die de zorg financieren en/of andere relevante instanties, zoals verwijzers of het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) of zorgverleners elders. 

5. Categorieën persoonsgegevens Door het gebruiken van de website en de daarop beschikbare diensten laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat gebeurt ook in het kader van de uitvoering van onze diensten. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Afhankelijk van de dienst die u gebruikt of verleent kunnen wij de volgende gegevens verzamelen: Cliëntgegevens De gegevens die in de registratie worden opgenomen hebben hoofdzakelijk betrekking op de persoon van de cliënt, diens zorgbehoefte, de verleende zorg en de administratieve en Versie 24-11 financiële afwikkeling daarvan. 

Meer in het bijzonder gaat het om de volgende gegevens:

 - identificatienummer; - NAW; - geboortedatum; - geslacht; - BSN; - emailadres; - telefoonnummer; - huisarts; - zorganamnese; - zorgplan; - rapportage uitvoering van de zorg en observatie; - eigen verklaring van de cliënt omtrent de vastgelegde gegevens; - tijdsregistratie; - bankrekeningnummer. Behoudens het identificatienummer worden alle gegevens rechtstreeks van, in samenspraak met, of middels observatie van de cliënt verkregen of hiervan afgeleid. Het identificatienummer wordt toegekend door Vertrouwd Onderweg Nederland. 

6. Bewaartermijn van gegevens Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de in dit Privacyreglement beschreven doeleinden, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Voor het bewaren van uw medische gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar uit de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. Voor Versie 24-11 medische gegevens die niet onder de WGBO vallen, zoals verpleging en verzorging door de thuiszorg, geldt de algemene regel dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is.

7. Toegang tot de geregistreerde gegevens De volgende personen hebben rechtstreeks toegang tot de geregistreerde gegevens: 1. de verantwoordelijke, de directie, voor de uitvoering van diens taak; 2. de medewerker van Vertrouwd Onderweg; 3. de gebruiker, Vertrouwd Onderweg/opdrachtnemer, voor zover noodzakelijk voor diens taak. De Vertrouwd Onderweg/opdrachtnemer heeft bijvoorbeeld alleen rechtstreeks toegang tot de gegevens van de cliënten aan wie hij zorg levert; 4. de cliënt waaraan diensten worden verleend voor wat betreft zijn zorgdossier. 

8. Rechten van geregistreerde en hun wettelijke vertegenwoordigers De cliënt of diens bevoegde vertegenwoordiger ontvangen bij aanvang van de zorgrelatie schriftelijk de mededeling dat persoonsgegevens over hem worden vastgelegd in de registratie. Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen. Zo heeft u recht op inzage, rectificatie en het wissen van uw gegevens. Ook kunt u ons verzoeken om uw gegevens aan u of een andere partij over te dragen of om de gegevensverwerking te beperken. Het staat u daarnaast vrij om bezwaar te maken tegen een verwerking van uw gegevens. U kunt bovendien uw toestemming voor de gegevensverwerking altijd in te trekken. U kunt uw verzoek bij ons kenbaar maken bij het regiokantoor. Deze zal in overleg met de Vertrouwd Onderweg/opdrachtnemer een afspraak inplannen wanneer de gegevens kunnen worden ingezien. Wij streven ernaar om binnen 14 werkdagen op uw verzoek te reageren. Het regiokantoor kan inzage krijgen in de systemen van bewerkers om te controleren of bewerkers aan hun verplichtingen onder de bewerkersovereenkomst hebben voldaan.

9. Meldplicht datalekken Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat alle organisaties die persoonsgegevens verwerken een ernstig datalek moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De bewerker, zal binnen 24 uur melding doen van incidenten die betrekking hebben op de verwerking van de persoonsgegevens. De verantwoordelijke, Vertrouwd Onderweg, heeft 72 uur om een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens te melden. In sommige gevallen moet tevens een melding worden gedaan aan de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie. 

10. Beveiligingsmaatregelen De personalia van de cliënt zijn ingevoerd in een PC of handmatige registratie. Deze bevindt zich op een van kantoor van de organisatie Vertrouwd Onderweg. De kantoren zijn afsluitbaar. De zorgdossiers van de cliënten waaraan zorg wordt verleend bevinden zich thuis bij de cliënt. De rapportage van de verleende zorg wordt bijgehouden door de zorgverleners. De zorgdossiers van de cliënten waaraan geen zorg meer wordt verleend bevinden zich in de kantoren in een afsluitbare kast. De urenregistratieformulieren worden ingevuld door de Vertrouwd Onderweg/opdrachtnemer en, ondertekend door de cliënt periodiek ingeleverd bij het kantoor. Het regiokantoor controleert de formulieren en verwerkt de gegevens in de declaraties. Binnen Vertrouwd Onderweg Nederland/regiokantoor zijn dit Privacyreglement en de Gedragscode van toepassing. Directie en Vertrouwd Onderwegen/opdrachtnemers zijn hierover geïnformeerd en hebben zich hieraan verbonden. Klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht hierover indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit persoonsgegevens vindt u hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik persoonsgegevens Wijzigingen in dit Privacyreglement Wij behouden ons het recht voor om dit Privacyreglement aan te passen. Deze wijzigingen zullen via onze website bekend worden gemaakt. Wij raden u daarom aan om dit reglement regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van dit Privacyreglement? Dan kunt u hiervoor contact met ons opnemen.